Empleados en la calle: cómo documentar dónde empezó su jornada

Técnicos que van de cliente en cliente, vendedores, cobradores, personal de mantenimiento, equipos repartidos en varias sucursales. Si tu empresa tiene gente que no trabaja en un solo lugar, conocés la pregunta que aparece tarde o temprano: si le pasa algo a un empleado en la calle, ¿cómo sabés que estaba trabajando?

No es una pregunta de desconfianza. Es la primera que se va a hacer cuando haya que denunciar un accidente, y sin un registro la respuesta depende de la memoria y de la palabra de cada uno.

Qué cubre la ART

La Ley de Riesgos del Trabajo (Ley 24.557) define en su artículo 6 dos situaciones que cubre la ART:

• Accidente de trabajo: todo acontecimiento súbito y violento ocurrido por el hecho o en ocasión del trabajo.
• Accidente in itinere: el que ocurre en el trayecto entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo, siempre que el recorrido no se haya interrumpido o alterado por causas ajenas al trabajo.

La misma ley prevé que el trabajador declare por escrito ante el empleador si su trayecto se modifica por estudio, por otro empleo o para atender a un familiar directo enfermo que no convive con él, y el empleador lo comunica al asegurador dentro de las 72 horas.

Las dos figuras dependen de lo mismo: saber cuándo y dónde empezaba y terminaba la jornada. Con un empleado en la oficina, eso es evidente. Con uno en la calle, hay que poder demostrarlo.

Por qué la hora y el lugar importan

Cuando ocurre un accidente, se reconstruye la jornada: a qué hora entró, dónde estaba, si ya había terminado, si iba camino al trabajo o volviendo. Las respuestas cambian todo:

• Si el accidente fue antes de fichar la entrada, en el camino habitual, es un posible in itinere.
• Si fue después de fichar, en el punto de trabajo o yendo a otro, es un accidente de trabajo.
• Si fue horas después de la salida, en otro lugar, probablemente no tenga relación con el trabajo.

Sin registro, cada una de esas preguntas se contesta de palabra. Con un registro de entrada y salida que tenga hora y lugar verificados, se contesta con un dato que vale para los dos lados: para la empresa y para el trabajador, que es el primer interesado en poder probar que estaba trabajando.

Registrar no es vigilar

Hay una tentación cuando la gente trabaja afuera: seguirla todo el día con el GPS. Es otra cosa, y trae otros problemas. Rompe la confianza, choca con la privacidad del empleado y genera un volumen de datos que nadie mira.

Para documentar la jornada no hace falta. Alcanza con dos momentos bien registrados:

1. La entrada, con hora del servidor y ubicación verificada contra el punto donde tenía que estar.
2. La salida, con los mismos datos. Y si termina en otro lugar, una salida declarada que la administración revisa y aprueba.

Lo que pasa entre esos dos momentos es trabajo, y se gestiona como trabajo, no como sospecha.

Qué hacer si un empleado sufre un accidente

Lo concreto, en orden:

1. Que reciba atención médica. La ART tiene una línea de atención para derivarlo al prestador que corresponda.
2. Hacer la denuncia ante la ART lo antes posible, con lo que se sepa del hecho: hora, lugar y qué estaba haciendo.
3. Guardar el registro de la jornada de ese día: la entrada, la salida si la hubo y cualquier dato de dónde estaba.
4. Consultar con la ART o con tu asesor cualquier duda sobre si el caso encuadra como accidente de trabajo o in itinere.

El punto 3 es el que la mayoría de las empresas no tiene resuelto cuando lo necesita.

Cómo lo resolvemos con Ficha

Ficha es el sistema de gestión de personal que desarrollamos en Open24. Cada lugar de trabajo se carga como un punto de fichaje, con su dirección, un radio y el wifi del lugar, y se suman todos los que hagan falta: sucursales, plantas, obras o clientes fijos.

El empleado ficha desde su celular. El sistema verifica que esté dentro del radio del punto (o conectado a su wifi si el GPS falla) y guarda la hora del servidor, el dispositivo y la IP. Si termina la jornada en otro lugar, declara su salida y la administración la revisa. Todas las fichadas del día se ven en un mapa.

Ficha no sigue al empleado durante el día. Registra la entrada y la salida, que es lo que hace falta para documentar la jornada, y todo lo demás —horas, vacaciones, certificados y liquidación— sale de esos datos. Si querés ver cómo se arma ese registro en general, lo explicamos en fichaje de personal sin reloj ni planillas.

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¿Tenés gente trabajando fuera de la oficina? Escribinos por WhatsApp y te mostramos cómo quedaría tu esquema de puntos de fichaje en Ficha.